Kullanım Senaryosu

Mali İşler & Muhasebe

Masraf ve Avans Onay Süreçleri

Masraf bildirimi ve avans taleplerini tek platformda toplayın; tutar, kategori ve politika kurallarına göre otomatik onay akışı, belge yükleme ve muhasebe entegrasyonu ile tam denetim izi.

Saha ekipleri, satış ve proje yöneticileri masraf bildirimi veya avans talebini çoğu şirkette Excel, e-posta veya kağıt formlarla iletir.

Hangi tutarda kimin onay vereceği belirsiz kalır; muhasebe masrafları geç veya eksik görür, denetimde fatura-makbuz eşleşmesi zorlaşır.

Formneo ile tek bir masraf/avans formu tanımlanır: kalem bazlı tutar, gerekçe, proje/departman ve fatura-makbuz yükleme alanları.

Tutar limitine göre otomatik onay zinciri çalışır; onaylanan kayıtlar muhasebe veya ERP'ye aktarılır.

Tüm hareketler raporlanır, bütçe ve denetim izi tek platformda toplanır.

Demo Talep Et

Süreç akışı

Masraf talebinden muhasebeye kadar tek akış.

01

Masraf / Avans talebi

Form + belge yükleme

02

Onay akışı

Yönetici / Mali işler

03

Onaylanan kayıt

Muhasebeye aktarım

04

Raporlama

Denetim izi, raporlar

Kazanımlar

%50
Daha hızlı onay
Tek
Merkezi masraf listesi
100%
Belge ve denetim kaydı

Bu senaryoya kimler ihtiyaç duyar?

Gerçek hayatta aşağıdaki roller ve kurumlar bu süreçte Formneo'ya ihtiyaç duyar.

  • Mali işler ve muhasebe ekipleri
  • Satış ve sahada çalışan ekipler
  • Proje yöneticileri
  • Şirket yöneticileri

Önce ve sonra: Formneo farkı

Manuel süreçlerden tek platformda dijital akışa geçişin özeti.

Önce (manuel süreç)

  • •Excel ve e-posta karmaşası
  • •Kağıt makbuz toplama ve kayıp riski
  • •Onay süresi ve limit belirsiz
  • •Muhasebe ile uyumsuzluk ve geç giriş
  • •Bütçe takibi manuel

Sonra (Formneo ile)

  • Tek form, tek merkezi liste
  • Dijital belge yükleme ve arşiv
  • SLA ile hızlı, kurala uygun onay
  • Muhasebe/ERP ile anında senkron
  • Otomatik bütçe ve masraf raporu

Gerçek hayatta yaşanan problemler

Bu süreçler çoğu zaman manuel, dağınık veya izlenemez şekilde yürüyor.

  • Kağıt makbuz ve Excel ile dağınık masraf bildirimi; versiyon karmaşası.
  • Avans taleplerinin takibi zor; ne kadar verildi, ne kadar iade edildi belirsiz.
  • Onay limitleri ve şirket politikaları net değil; yetki karmaşası.
  • Denetimde masraf ve belge geçmişi eksik; fatura-makbuz eşleşmesi manuel.
  • Departman ve proje bazlı bütçe takibi yapılamıyor.
  • Muhasebe ile çift giriş; onaylanan masraflar geç aktarılıyor.

Formneo ile nasıl çalışır?

Adım adım dijital süreç ve onay akışı.

1

Çalışan masraf veya avans formunu doldurur: kalem bazlı tutar, gerekçe, proje/departman, fatura veya makbuz yükleme.

2

Tutara göre otomatik onay zinciri (örn. 5K’ya kadar yönetici, üzeri mali işler).

3

Onaylayan kişi tek ekrandan onay/red verir; gerekçe alanı ile şeffaflık sağlanır.

4

Onaylanan talepler muhasebe veya ERP'ye REST API veya dosya aktarımı ile iletilir; çift giriş kalkar.

5

Tüm masraflar ve avans hareketleri raporlanır; bütçe ve denetim izi tek yerden takip edilir.

1

Çalışan masraf veya avans formunu doldurur: kalem bazlı tutar, gerekçe, proje/departman, fatura veya makbuz yükleme.

2

Tutara göre otomatik onay zinciri (örn. 5K’ya kadar yönetici, üzeri mali işler).

3

Onaylayan kişi tek ekrandan onay/red verir; gerekçe alanı ile şeffaflık sağlanır.

4

Onaylanan talepler muhasebe veya ERP'ye REST API veya dosya aktarımı ile iletilir; çift giriş kalkar.

5

Tüm masraflar ve avans hareketleri raporlanır; bütçe ve denetim izi tek yerden takip edilir.

Formneo ile kazanımlar

Bu senaryoda elde edeceğiniz başlıca faydalar.

Tutar bazlı otomatik onay

0–5K yönetici, 5K–50K mali işler, 50K+ genel müdür gibi kurallar; yetki matrisi net, gecikme azalır.

Belge eki ve fatura yükleme

Her kalem için fatura veya makbuz yükleme; denetimde kanıt tek yerde, eşleşme kolay.

Bütçe ve proje görünürlüğü

Departman veya proje bazlı masraf raporları; bütçe aşımı erken fark edilir.

Tam denetim izi

Kim, ne zaman, hangi tutarı onayladı; tüm geçmiş raporlanabilir ve dışa aktarılır.

Muhasebe/ERP entegrasyonu

Onaylanan masraflar otomatik aktarılır; çift giriş kalkar, dönem kapanışı hızlanır.

Avans takibi

Verilen avans ve kapatılan masraflar tek kayıtta; açık avans bakiyesi raporlanabilir.

Detaylı bilgi

Masraf ve Avans Onayı sürecine dair ayrıntılar ve politika örnekleri.

Masraf kategorileri ve kalemler

Formneo'da masraf formu tamamen esnek tanımlanır. Yaygın kategoriler: ulaşım (uçak, tren, araç kiralama, yakıt), konaklama, yemek ve ikram, ofis malzemesi, iletişim, eğitim, danışmanlık ve diğer hizmet alımları. Her kalem için tutar, döviz (TL, USD, EUR), açıklama ve belge yükleme alanları eklenebilir.

Avans talebinde ise talep edilen tutar, gerekçe (örn. seyahat, proje harcaması) ve tahmini kapanış tarihi gibi alanlar kullanılır. Onaylanan avans, sonrasında girilen masraf bildirimi ile eşleştirilerek kapatılabilir; açık avans bakiyesi raporları üretilir.

Onay politikası ve limitler

Şirket politikasına göre tutar aralıkları ve onaylayıcılar iş akışında dinamik kural ile tanımlanır. Örneğin: 0–5.000 TL doğrudan yönetici onayı, 5.000–25.000 TL yönetici + mali işler, 25.000 TL üzeri genel müdür veya yönetim kurulu. İsteğe bağlı olarak departman, proje veya masraf tipine göre farklı limitler uygulanabilir.

Belirli sürede onay verilmezse otomatik hatırlatma veya üst yöneticiye eskalasyon tanımlanabilir; böylece masraf onayları zamanında tamamlanır.

Sık sorulan sorular

Masraf ve Avans Onayı senaryosu hakkında merak edilenler.

  • Masraf onay limitleri nasıl belirlenir?

    İş akışında dinamik kural ile tutar aralığına göre farklı onaylayıcılar atanır. Örn. 0–5K yönetici, 5K–50K mali işler müdürü, 50K+ genel müdür. Departman veya projeye göre de farklı limitler tanımlanabilir.

  • Avans ve masraf aynı formda mı, ayrı mı?

    İsterseniz tek formda 'Talep tipi' (Masraf / Avans) alanı ile ayırabilir veya ayrı iki süreç olarak kurgulayabilirsiniz. Avans kapatma, ilgili masraf bildirimine bağlanabilir.

  • Fatura ve makbuz nasıl yüklenir?

    Formda kalem bazlı veya toplu dosya yükleme alanı tanımlanır. Yüklenen belgeler kayıtla birlikte saklanır; denetimde tek yerden erişilir.

  • Muhasebe yazılımına aktarım nasıl yapılır?

    Onaylanan masraf/avans kayıtları REST API veya dosya aktarımı (CSV/Excel) ile muhasebe veya ERP sistemine gönderilir; hesap ve masraf merkezi eşlemesi yapılandırılır.

  • Proje bazlı masraf takibi mümkün mü?

    Evet. Formda proje veya maliyet merkezi alanı eklenir; raporlarda proje bazlı toplam masraf ve bütçe karşılaştırması yapılabilir.

Tek platformda form + onay + raporlama

Masraf ve Avans Onayı sürecinizi Formneo ile tasarlayın; kod yazmadan, IT bağımlılığı olmadan. Tüm adımlar izlenebilir, denetim izi oluşur.

Bu senaryo için demo talep et

Diğer kullanım senaryolarına göz atın

Satın alma, izin, masraf, DÖF/CAPA, IT, doküman onayı ve daha fazlası.

Tüm senaryolarÇözümler

Masraf ve Avans Onayı sürecinizi Formneo ile dijitalleştirin

Demo talebi oluşturun; ekibimiz sizinle iletişime geçsin ve bu senaryoya özel çözümü birlikte kurgulayalım.

Hemen demo talep edin